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Vollständig digitalisiertes Rechnungsmanagement

Eucon Digital GmbH


Was ist das Ziel?

KI-basierte Software unterstützt das digitale Rechnungsmanagement in Immobilienunternehmen. Bisher war die manuelle Rechnungsverarbeitung zeit- und kostenintensiv. In der Folge verging vom Rechnungseingang über die Prüfung bis zur Zahlung unnötig viel Zeit. Die Lösung automatisiert den Rechnungsverarbeitungsprozess und unterstützt die Bearbeitung eingehender Rechnungen von der automatisierten Belegerfassung über die papierlose Verteilung, Weiterverarbeitung und Buchung relevanter Rechnungsdaten bis hin zur Zahlungsfreigabe. Das Produkt ist individuell skalierbar und Mitarbeitern können bestimmte Rollen und Rechte zugewiesen werden, sodass der gesamte Prozess transparent und ohne Medienbrüche durchgeführt wird. Es müssen keine unterschiedlichen Excel-Dateien für Stammdaten, Kontierung und Arbeitsprozesse gepflegt werden. Die hohe Fehlerquote einer analogen Vorgehensweise gehört der Vergangenheit an. Der digitale Prozess ermöglicht einen Rechnungsdurchlauf innerhalb von wenigen Stunden – vom Upload bis zur Archivierung. Die Integration in bestehende ERP-Systeme ist dank individueller Schnittstellen problemlos möglich. Es handelt sich ein selbstlernendes System mit einem bislang verbuchten Rechnungsvolumen von mehr als 4,2 Milliarden Euro.


Welchen Mehrwert liefert die Innovation?

Ganz oben auf der Mehrwertskala stehen die Zeit- und Kostenersparnis in Verbindung mit einer gesteigerten Transparenz und Qualität der Prozesse. Das aufwändige manuelle Scannen der Rechnungen entfällt ebenso wie die Prüfung und die Papierlagerung der Dokumente. Im Durchschnitt kann die Rechnungsverarbeitung sechsmal schneller pro Beleg als bislang erfolgen. Die schnelle Verarbeitungszeit ermöglich den automatischen Skontoabzug und minimiert den Eingang von Mahnungen. Die digitale Automatisierung in Verbindung mit Lösungen aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI) bestimmt die Lernfähigkeit des Systems. Schon heute können 90 Prozent der Daten fehlerfrei aus einem Dokument ausgelesen, klassifiziert und verarbeitet werden. Wiederkehrende Begriffe und Strukturen werden erkannt und entsprechend ausgewertet. Die Lösung erstellt KI-basierte Vorschläge für die Weiterverarbeitung und Kontierung der eingegangenen Rechnungen. Das digitale Rechnungsmanagement ermöglicht zusätzlich eine neue Dimension im Bereich des Reportings. Live-Monitoring, die automatische Plausibilitätsprüfung sowie die onlinebasierte grafische Darstellung der Datenanalyse ermöglichen eine transparente Darstellung für eine schnelle Bearbeitung.

Wie sieht die weitere Entwicklung der Innovation aus?

Die Innovation geht auf die individuellen Anforderungen der Kunden ein und befindet sich daher in einem permanenten Entwicklungsprozess. Neben der Verarbeitung von eingegangenen Rechnungen wird es künftig ebenso möglich sein, eigene Rechnungen in dem System zu erstellen. Auch im Bereich Sicherheit sind weitere Fortschritte in Planung. Eine Betrugserkennung soll mittels KI-Technik Abweichungen und Täuschungsversuche erkennen können. In Arbeit ist ebenso die Verknüpfung mit einer Lösung zur Vertragsdatenextraktion. Die Anforderungen im Bereich des Rechnungswesens sind branchenübergreifend vergleichbar. Die Innovation ist nicht auf die Immobilienbranche beschränkt und kann auch in anderen Märkten positioniert werden.


bitte immer eintragen

Die Jury des 2. ZIA-Innovationsberichts meint:

„Mit dem Rechnungswesen hat Eucon einen Anwendungsbereich gewählt, der sich nach wie vor durch zahlreiche analoge Prozesse und Medienbrüche auszeichnet. Das Produkt ist ein Beispiel, wie KI diese Prozesse optimieren kann. Viele Unternehmen werden dafür einen hohen Bedarf erkennen.“