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Innovative Immobilienwirtschaft



Digitalisierung des Mieterwechsels

easysquare / PROMOS consult GmbH


Was ist das Ziel?

DOGEWO21 mehr als 16.000 Wohnungen, größtes in Dortmund ansässige Wohnungsunternehmen. Prozess Mieterwechsel war nicht einheitlich geregelt und noch vollständig papiergebunden. Rückfragen, fehlerhafte Bearbeitungen an Schnittstellen haben Prozess verlangsamt, Qualität beeinträchtigt. DOGEWO21 suchte technologiebasierte Lösung, die Informationen und Aufgaben elektronisch vollständig und korrekt an zuständige Personen verschickt, Systembrüche komplett abbaut, Qualität der gewonnenen Informationen erhöht und Gesamtprozesses vereinheitlicht. PROMOS konnte als Innovationspartner gewonnen und Umsetzung mit Hilfe der easquare Plattform vollzogen werden. Heute Eingang der schriftlichen Kündigung des Mieters letzter papierbezogene Vorgang im Gesamtprozess Mieterwechsel. Ab diesem Zeitpunkt werden alle Mitarbeiter durch einheitlich gestalteten Gesamtprozess (inklusive Bedienung der Schnittstellen und des kompletten Dokumentenmanagements) systemseitig in SAP/Easysquare/iModa geführt. Das bedeutet exemplarisch:
– Zuweisung/ Delegationsmöglichkeiten von Aufgaben (z.B. Urlaubsvertretung),
– Terminorganisation aller Beteiligten (Kundenbetreuer, Handwerker, Mieter)
– erfassen, aktualisieren und rückintegrieren der Stammdaten durch Mitarbeiter vor Ort in der App
– Elektronische Archivierung und Versand Dokumente an Dritte (z.B. Ab- und Ummeldung Stromzähler an Stadtwerke)
– Onlinebeauftragung Handwerkerleistungen aus der App
Mitarbeiter: Veränderungsbereitschaft erhöht/Methodenkompetenz weiterentwickelt, d.h. bereits sehr frühe Einbindung ins Projekt (über 30% der DOGEWO21). Bestehender Geschäftsprozess Mieterwechsel systematisch von Mitarbeitern auf Schwachstellen untersucht. Interdisziplinär Verbesserungspotenziale identifiziert und weiterentwickelt. Umsetzung der Lösung in neun Monaten. Bereits während Entwicklung des Prototyps sehr hoher Qualitätsstandard. Umfangreiche Pilotphase, Praxistauglichkeit intensiv getestet. Seit 01.01.2017 arbeiten alle DOGEWO21-Serviceteams mit der Anwendung.


Welchen Mehrwert lierfert die Innovation?

Mit dieser Lösung wurden alle Systembrüche des Alt-Prozesses eliminiert. Der Informationsfluss wurde vereinheitlicht und wird nun prozessual gesteuert.
Die Innovation wurde sehr positiv von den Mitarbeitern angenommen. Während der sukzessiven Umstellung des Geschäftsprozesses entstand ein Wettbewerb unter den Teams, welchen Team als nächstes umgestellt wurde.
Unsere Erfolgsfaktoren basieren auf:
– Sehr frühzeitige und umfangreiche Einbindung einer hohen Zahl von Mitarbeiteten
– Mitarbeiter konnten ihre Ideen und sich in einem hohen Maße einbringen
– Frühzeitige und regelmäßige Einbindung BR
–Dadurch hohe und breite Akzeptanz für Veränderungsprozess
– Unterstützung durch das Management
– Fokus auf Qualität der Lösung
– Veränderungsbereitschaft bei den Mitarbeitern
– Fehlerkultur als Basis für Lernerfolge


Wie sieht die weitere Entwicklung der Innovation aus?

Weitere Harmonisierung und Digitalisierung der Kernprozesse.
– Abbildung der technischen Maßnahmen im System, von der Kalkulation bis zur Abrechnung
– Steuerung der Objektbetreuer/ Hausmeister über einen digitalen Leistungskatalog
– Einführung einer Mieter App zur Meldung von Kleinreparaturen, Anfrage Mietbescheinigung…
– Anbindung des externen Call Centers an das SAP System, über die Einführung eines Ticketsystems
– Entwicklung eines Modules zur eigenen Erstellung der Heizkostenabrechnung inklusive dem kompletten Datenmanagement als Basis für zukünftige mieterbezogene Assistenzsysteme
– Abbildung aller Dienstleistungs- und Wartungssysteme im SAP System, zur Optimierung und Reduzierung der Kreditoren
– Implementierung von Qualitätszirkeln je Kernprozess – besetzt durch prozessbeteiligte Mitarbeiter – als wesentlicher Bestandteil des eingeführten umfangreichen kontinuierlichen DOGEWO21 Verbesserungsprozesses


bitte immer eintragen

Die Jury des 1. ZIA-Innovationsberichts meint:

Ein Kernziel der Automatisierung und Digitalisierung ist die Effizienzsteigerung und Optimierung von Arbeitsabläufen. Die von easysquare entwickelte Lösung erfüllt diese Anforderungen. Die hohe Skalierbarkeit war ein weiterer ausschlaggebender Punkt für die Entscheidung der Jury.


Weitere Informationen unter:

www.openpromos.de

Hinweis: Für die Beschreibung der Innovation ist die PROMOS consult GmbH selbst verantwortlich. Der ZIA Zentraler Immobilien Ausschuss übernimmt keine Garantie dafür, dass die hier aufgeführte Innovation in der Praxis störungsfrei anwendbar beziehungsweise reproduzierbar ist. Die Prüfung dieser Innovation durch die Jury des 1. ZIA-Innovationsberichts erfolgte ausschließlich auf Basis der Unternehmensangaben.